L’utilisation de son véhicule personnel pour réaliser des trajets d’ordre professionnel permet d’être remboursé sur les frais kilométriques. Cette indemnité kilométrique est garantie par l’entreprise. Comment fonctionne ce système et quelles sont les conditions pour profiter de ce remboursement ?
Tout comprendre sur l’indemnité kilométrique
Durant les déplacements professionnels, les salariés ou les dirigeants d’une entreprise doivent parfois avancer certains frais. Il faut savoir que ces dépenses font partie des frais de déplacement qui incluent l’indemnité kilométrique (frais kilométriques). Cela dit, l’indemnité kilométrique définit tous les frais pris en charge par un employé ou un chef d’entreprise quand il se sert de sa voiture personnelle pour un déplacement dans le cadre de son activité.
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L’indemnité kilométrique est un avantage fiscal offert par le fisc. Grâce à ce dispositif, il est possible pour les salariés de bénéficier d’une déduction de certains frais relatifs aux déplacements personnels en utilisant leur véhicule personnel. Évidemment, ces dépenses sont considérées dans la comptabilité de l’entreprise concernée. Cela dit, les frais kilométriques concernent les différents postes de dépenses suivants :
- L’assurance auto
- Frais d’entretien
- Frais de réparation
- Le coût de carburant
Cependant, il faut savoir que certaines dépenses relatives à l’utilisation de la voiture ne sont pas incluses dans l’indemnité kilométrique, c’est-à-dire qu’elles ne sont pas concernées par Le remboursement des frais kilométrique. C’est le cas des frais de péages et de stationnement qui sont plutôt remboursés de la même manière que les frais de déplacement.
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Remboursement de frais kilométrique : quelles sont les conditions ?
Le remboursement des frais kilométrique fait l’objet d’un encadrement très strict. Justement, il faut impérativement respecter plusieurs conditions pour percevoir l’indemnité kilométrique. Tout d’abord, le véhicule utilisé pour les déplacements doit être une voiture personnelle du bénéficiaire. Évidemment, la nature du déplacement doit être strictement professionnelle et en relation avec les activités de ce dernier au sein de l’entreprise. Notamment, pour les rendez-vous avec les clients, les démarchages, les livraisons, etc.
L’indemnisation concerne essentiellement les employés, les associés ou le chef d’entreprise. Ici, l’accès au remboursement ne tient pas compte de l’ancienneté du bénéficiaire dans la société. Par ailleurs, le bénéficiaire doit être en mesure de fournir les informations essentielles permettant de justifier le remboursement. Notamment, les dates et les lieux de déplacement, le kilomètre parcouru, l’identité des individus visités, etc.
Comment se passe le remboursement de l’indemnité kilométrique ?
Le remboursement de l’indemnité kilométrique peut se faire de plusieurs manières. Tout d’abord, il y a ce qu’on appelle le remboursement des frais kilométriques au réel. Ici, le montant du remboursement correspond aux sommes mentionnées dans les justificatifs fournis. Ces derniers doivent contenir plusieurs informations essentielles comme la date et la nature des dépenses ainsi que le montant total.
Dans la seconde catégorie, il y a le remboursement de l’indemnité kilométrique au forfait. Contrairement au système de remboursement réel, le bénéficiaire n’est pas dans l’obligation de présenter des pièces justificatives. Le remboursement effectué par l’entreprise se fait suivant un montant bien défini par catégorie.
Dans cette seconde option, le calcul du montant à rembourser est basé sur un barème fiscal prenant en compte plusieurs paramètres. Notamment, le kilomètre parcouru et le nombre de chevaux fiscaux qui est la puissance du moteur. Cette information est mentionnée dans la carte grise de la voiture.
Pour demander le remboursement de frais kilométriques, il faut rédiger une note de frais. Ce document doit contenir plusieurs informations essentielles, à savoir le motif du déplacement, le lieu, le nombre de kilomètres effectué ainsi que la puissance fiscale de la voiture (nombre de chevaux fiscaux).
